OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, a través del presente Aviso de Privacidad informa las Políticas de Tratamiento de Datos Personales adoptadas, así como la forma en que éstas pueden ser consultadas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos recolectados.
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
INTRODUCCIÓN
El artículo 15 de la Constitución Política colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”. Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y habeas data.
El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en bases de datos y archivos, y el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El derecho de habeas data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos, la autodeterminación informática y la libertad.
OBJETO
OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA., comprometidos con el respeto
y la garantía de los derechos de sus usuarios, empleados, proveedores,
prestadores de servicios, contratistas y terceros en general, – GRUPOS DE
INTERÉS – para lo cual se adopta este documento en el que se evidencian los
procedimientos estandarizados de recolección, custodia y tratamiento de los
datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos.
El documento se encuentra alineado con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA., quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante este formato se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en sus bases de datos y archivos con las finalidades específicas para lo cual les fueron entregados. Dichas finalidades se encuentran establecidas en el “Aviso de Privacidad” que usted puede consultar en nuestra página web www.audiovida.com
El tratamiento de datos personales podrá realizarse de forma directa por OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. Los titulares de los datos de carácter personal que se encuentren en las bases de datos de OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. tendrán derecho en forma gratuita a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá a través del correo electrónico otofonos@audiovida.com o a nuestra oficina ubicada en la Avenida 4 Norte #14 norte-38, 4to piso.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La política de tratamiento de la información se aplicará obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. como responsable de dichos datos. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.
REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES
1.1 Datos personales de niños y adolescentes contemplados en este documento: El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:
1.1.1 Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
1.1.2 Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
1.1.3 Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores, titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores: Madurez, autonomía, capacidad para entender el fin de dicho tratamiento.
Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento
Atención: La valoración de las anteriores características no podrá hacerse o realizarse de forma general, deberá hacerse caso por caso. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos.
1.2 Datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012. OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten o almacenen con el objetivo de: Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de las compañías de OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. y de terceros.
1.3 Datos personales de carácter sensible incorporados en historias clínicas recolectados por OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA.
1.3.1 Por disposición legal la historia clínica se encuentra sometida a reserva y solo puede ser conocida con previa y expresa autorización del paciente o en casos que se encuentren previstos expresamente en las normas que regulen dicho documento.
1.3.2 Los datos incorporados en la historia clínica tienen el carácter de sensibles por ser datos referentes a la salud de las personas, por tal motivo, al tratamiento de este tipo de datos que realice OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA., le serán aplicados todos los principios generales relativos al tratamiento de información de carácter personal.
PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS
Este informe cumple con todos los principios rectores
contemplados en la Ley 1581 de 2012:
2.1 Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El
tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad regulada que
debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la
desarrollen.
2.2 Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
2.3 Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.4 Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.5 Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
2.6 Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
2.7 Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.8 Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS
Para la protección de datos personales los GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:
Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento. Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
Revocar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de estos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, y se les aplicará las siguientes reglas:
3.1 Derecho de Acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de OTORRINOS Y FONOAUDIOLOGOS ASOCIADOS LTDA. en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.
3.2 Derechos de Rectificación y Cancelación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error.
Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
Igualmente el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de estos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.
SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE INFORMACIÓN:
El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique.
La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos.
Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes recomendaciones:
4.1 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
4.2 Una vez recibido el reclamo
completo, en un término no mayor a dos días hábiles se incluirá en la base de
datos una leyenda que diga “reclamo en
trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
4.3 El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DEBIDO PROCESO
El causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La organización cuenta con copias de seguridad comprimidas y almacenadas en disco duros externos para controlar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa la información de nuestros públicos de interés.